Gestión de riesgos - club de expertos

Порядок вокруг – порядок в работе. Организуем рабочее место [Часть 2] 7. Организуйте хранение файлов Кто-то распределяет их по назначению (отдельно изображения, отдельно письма, отдельно сканы документов), кто-то по задаче и клиентам, кто-то — по рабочим дням. Выберите удобный тип сортировки и поддерживайте порядок. Так вам будет намного легче ориентироваться в информации. 8. Используйте таск-менеджер С его помощью можно избавиться от бесконечных записок, видеть список дел и задач, адекватно оценивать время и сроки. Круто, если у вас в компании заведено пользоваться таким сервисом. Но если нет — вдруг все потянутся за вами? 9. Оцифровывайте всё, что можно оцифровать Бумага — очень ненадёжное средство хранения информации. Бумаги могут потеряться, смешаться с мусором, быть залитыми кофе, в конце концов. Отсканированные документы будут в целости и сохранности — главное отправить их в специально отведённое для этого место (например, в облако), а не просто оставить на рабочем столе. 10. Распределяйте задачи на сегодня по приоритету Даже если кажется, что они все супер-срочные — оцените сами, что сложнее, у чего горят сроки, а что может подождать до конца дня. 11. Сначала разберитесь с текучкой Но если у вас помимо большого проекта есть и ежедневная текучка на 5-10 минут — сначала завершите её. Так вы сократите список дел на день (и причин отвлечься у вас станет меньше) и быстро войдёте в рабочий ритм. 12. Не пытайтесь сделать несколько задач одновременно Многозадачность — миф. Делать качественно несколько дел одновременно невозможно — что-то обязательно пострадает. Будет куда продуктивнее сначала закончить одну задачу, а потом взяться за вторую. 💼 А чтобы получить лайфхаки для удалённой работы, заходите в рай для любого фрилансера

Порядок вокруг – порядок в работе. Организуем рабочее место [Часть 1] 1. Привыкните поддерживать порядок на столе Речь даже не о генеральных уборках и стерильности стола. Вполне достаточно каждый день убирать со стола пыль, крошки, лужицы и пятна от пролитых напитков. Можете, конечно, драить стол после каждого чиха, если хочется — главное о работе не забывайте. 2. Обзаведитесь корзиной для мусора Вряд ли вы будете ходить к мусорному ведру каждый раз, когда нужно выбросить бумажку, кусочек скотча, скрепку и так далее. А если рядом будет стоять маленькая неприметная урна, на столе перестанет скапливаться мусор. Главное, не забывайте периодически (в идеале — после окончания рабочего дня) выбрасывать её содержимое. 3. Уберите все кабели и ненужную электронику На столе вообще не должно быть проводов — они и мешают, и могут повредиться из-за неаккуратного движения. Плюс любая техника, которая в процессе работы не участвует, отвлекает. Использовали наушники? Уберите на место. Достали телефон и ответили на звонок? Положите обратно в карман. 4. Спрячьте, перенесите всю ненужную канцелярию Если вы не пользуетесь стикерами и блокнотом, а в офисе всем их раздают раз в квартал — не складируйте у себя, а отдайте, кому они нужнее. Но если пользуетесь — держите канцелярские принадлежности в полном порядке, чтобы не рыться в горах бумаги, клея и скрепок. Если блокнот или ежедневник помогают вам в работе — пусть они всегда будут под рукой. 5. Периодически наводите порядок Может, неделю назад вам была необходима эта папка с бумагой, а сейчас уже не нужна — пусть она отправится на своё место. На самом деле, порядок в компьютере гораздо важнее чистоты на столе, потому что там — вся ваша работа (ну, скорее всего). Но об этом уже следующий совет. 6. Держите рабочий стол компьютера чистым Вы наверняка видели рабочие столы, заваленные кучей файлов и ярлыков, «чтобы всё было под рукой». С виртуальным рабочим столом принцип тот же, что и с реальным: всё лишнее — убрать. Как минимум, можно разобрать всё по папкам. Но даже эти папки лучше перенести с рабочего стола в более подходящее место. 💼 А рабочие советы для продуктивности в работе вы найдёте в канале Worklis

Главные принципы управления временем Принцип 1. Планируйте заранее Планировать — круто. Когда у вас есть детальный план, не нужно держать всё в голове, а значит можно добиться высокой эффективности. Взявшись за проработку плана, начните с глобальных целей и двигайтесь к небольшим, постоянно задавая себе вопрос: «А что мне для этого нужно?» Постоянно фиксируйте как и на что тратите время. Потом сможете составлять планы, опираясь на реальные данные. Всё фиксировать помогут различные приложения для тайм-трекинга. Принцип 2. Цельтесь в конкретный результат Итак, результаты ваших действий ведут к достижению целей. А значит нужно планировать каждый рабочий день так, чтобы там не было задач (а значит и результатов), которые не согласуются с вашими целями. Для проверки можно использовать систему SMART. Все ваши действия должны: - быть конкретными (Specific), - измеримыми (Measurable), - иметь исполнителя (Assignable), - быть выполнимыми (Realistic), - иметь конкретные сроки реализации (Timebound). Принцип 3. Расставляйте приоритеты Когда общий план действий готов, нужно решить, какие действия выполнять первыми. Расставить приоритеты можно множеством способов. Например, с помощью ABC-принципа: Оцените каждую цель и задачу с точки зрения возврата твоих инвестиций: времени, сил, финансов. Получите три группы задач: Важные дела (А), Менее важные дела (B) и Неважные дела (C). Самые важные дела — это 15% от общего количества задач. Вклад таких задач в достижение цели — около 65%, поэтому ими лучше заняться самому и сразу. Важные задачи — 20% от общего количества. С этими задачами нужно решить: делегировать их или нет. А все неважные дела можно отложить на остаток времени. Принцип 4. Сфокусируйтесь на главном, остальное — делегируйте Если с точки зрения денежных и временных затрат задачу лучше кому-то передать, нужно обязательно это сделать. Проще говоря, чем «дороже» ваше время, тем меньше второстепенных задач должно быть в расписании. Принцип 5. Визуализируйте планы и задачи Визуализировать информации помогает всё упорядочить в голове. В том числе планы и задачи. Сделать это можно множеством способов: от интеллект-карты до диаграммы Ганта. Так сразу видно, какие процессы идут последовательно, а какие можно запустить параллельно или делегировать, чтобы точнее спланировать финансовый и временной бюджет. Принцип 6. Анализируйте, оптимизируйте и отдыхайте Заведите привычку оглядываться назад и анализировать эффективность управления личным временем. Особое внимание уделите ситуациям, где всё пошло не так: вы потратили слишком много ресурсов, неверно определили приоритет и т. п. Придумайте, как решать такие ситуации в будущем. Если чувствуете, что теряете контроль — возьмите небольшой перерыв и вновь сконцентрируйтесь на собственных действиях. Придумывайте свои правила и принципы тайм-менеджмента, учитывая особенности своей личности и рабочего процесса. 💼 А держать под контролем не только время, но и финансы поможет канал Сад финансовой независимости

Часть команды, часть корабля: 13 правил совместной работы [Часть 2] 7. Общайтесь с пользой для дела В эффективной команде не бывает пустых совещаний, созвонов и мозговых штурмов. Собираться нужно исключительно для решения какой-то проблемы. Чтобы не тратить время впустую, фиксируйте договорённости, ответственных и другие результаты собрания. 8. Принимайте и раздавайте ответственность Коллективная ответственность часто порождает коллективную безответственность. Всегда следите (если это в вашей компетенции), чтобы у каждой задачи и каждого проекта был наблюдатель — человек, который контролирует все этапы и оценивает результат. 9. Не пытайтесь казаться гением Время от времени усиливайте и перепроверяйте свой опыт и знания. Старайтесь доказывать свои знания и опыт с помощью объективных фактов: цифр, аналитики, исследований, лучших практик отрасли. 10. Учитывайте влияние слабого звена При создании команды, выбирайте лучших. В футболе сила команды определяется не умениями форвардов, а выносливостью защиты и центра. То же самое в проектной работе — нужно быстро убрать из коллектива слишком слабых специалистов, чтобы они не влияли на итоговый результат. 11. Синхронизируйте цели Каждый участник команды неизбежно действует в своих личных целях. Чтобы команда была эффективной, эти цели должны совпадать с целями проекта, ну или хотя бы находиться в той же стороне. Если цели разойдутся, участник перестанет приносить пользу команде и проекту. 12. Учитывайте опыт каждого Маленькие ежедневные задачи порождают обилие маленьких ежедневных решений. Прислушивайтесь к мнениям коллег: каждый из них решает тысячи проблем ежедневно, каждый обладает хорошим обзором своей части проекта. Полезно будет объединить эти маленькие тактические решения и применять для решения стратегических задач. При этом вы все сможете достичь больших результатов с меньшими затратами ресурсов. 13. Заглушите своё эго Если вы не суперзвезда на гастролях, постарайтесь снизить уровень претензий и ожиданий, работая в команде. Будьте мультикультурным: научитесь поддерживать общие командные ценности, а также принимать ценности каждого ее участника. Какими бы странными они ни казались. Позитивный настрой, взаимоуважение и поддержка сделает вашу команду еще эффективнее. 💼 А для мотивации в управлении, подпишитесь на канал, который поможет найти в себе силу

Часть команды, часть корабля: 13 правил совместной работы [Часть 1] Разногласия в коллективе способны похоронить проект еще до начала работы. Собрать эффективную команду из разных по уровню спецов помогут правила совместной работы — вспоминаем наиболее важные из них: 1. Будьте позитивным в любой ситуации Негативный настрой сжирает и без того скудные ресурсы нашего мозга. Поэтому старайтесь всегда поддерживать в команде позитивное и конструктивное общение. Если кто-то что-то предлагает — это круто. В то же время, не стесняйтесь давать обратную связь и не прячьте негатив в себе — это ни к чему хорошему не приведёт. Но важно при этом настроиться на поиск решения проблемы, а не жонглировать словами или сводить личные счёты. 2. Не изобретайте колесо Многие говорят: «Я не умею, мне сложно, не получится». Так бывает, когда коллеги, сотрудники или близкие люди ленятся или пытаются «изобрести велосипед» вместо того, чтобы воспользоваться успешными практиками. Посмотрите, как эта задача уже решалась. Адаптируйте решение под нужды проекта или личные цели. Воплотите в жизнь и следите за результатом. 3. Не бойтесь просить о помощи Мы не можем быть одинаково эффективны во всех областях. Кто-то лучше рисует, кому-то хорошо даются языки. Экстравертам в команде нормально, а интровертам приходится несладко. Если у вас что-то не получается, не бойтесь просить помощи у коллег или руководителя. Проект скорее пострадает не от вашей некомпетентности, а от того, что вы о ней умолчите. 4. Помогайте другим В дополнение к предыдущему правилу — не забывайте помогать коллегам. Ведь вы на одном судне. Нужно только подойти к вопросу разумно — не выполнять работу за других и не позволять себе перегрузки, но быть готовым прийти на помощь и принять на себя удар. 5. Не скатывайтесь в перфекционизм Лучшее враг хорошего. Продуктивная команда — это всегда баланс: «сделать на отлично» одно дело или просто «сделать» несколько. Второй вариант часто эффективнее, поэтому не скатывайтесь в перфекционизм. И другим не давайте. 6. Фиксируйте новое: тренды, новости, подходы Видите тренд? Зафиксируйте, расскажите другим. Поделитесь наблюдениями, выводами, инициируйте обсуждение. Команда должна иметь общее видение по конкретному проекту и по отрасли в целом. Если за бортом останется по-настоящему стоящая идея или вы провороните крутую возможность на рынке, это неизбежно приведёт к провалу. 💼 А если вам трудно работать в команде, есть хорошая идея: покупка канала, который станет прибыльным активом. Сделать это можете в бирже T-Agency

Из чего состоит каскадная методология управления проектами? В каскадной модели работа над проектом должна идти в несколько этапов, следующих друг за другом, от первого и до последнего. Их количество от проекта к проекту, от схемы к схеме может меняться, но суть одна. Вот 5 самых основных: 1. Требования Самый первый этап, во время которого определяют и анализируют требования проекта: системные требования, требования к ПО, пожелания заказчика и т. д. На основе всей этой информации создают входную документацию, где описывают, что должно получиться в итоге, но не то, как именно это всё нужно будет делать. В общем, на этом этапе пишут первую, обобщённую версию ТЗ. 2. Проектирование Когда первая версия ТЗ готова и есть общее понимание, что нужно сделать, команда приступает к проектированию — детализирует ТЗ, согласует с заказчиком логику работы системы, описывает, что и как будет работать. На выходе этого этапа всё ещё не проясняется вопрос реализации, но уже становится примерно понятно, сколько нужно людей и часов на работу. 3. Реализация Затем команда окончательно проясняет, как именно будет происходить разработка проекта, с помощью каких инструментов (языков программирования, оборудования, сервисов и т. д.). Каркас, который проработали на предыдущих этапах, становится более целостным, потихоньку формируется облик продукта. На этот этап приходится большая часть работы над проектом. 4. Проверка На этом этапе проводят полноценное тестирование продукта, чтобы найти и исправить критические (и не очень) проблемы. 5. Развёртывание И, наконец, когда всё протестировано и отлажено, переходят к последнему этапу, в рамках которого сдают проект заказчику, устанавливают, внедряют — в общем, вводят продукт в эксплуатацию. Кроме того, сюда может входить и последующее сопровождение, и поддержка, в том числе техническая. В целом, эта методология неплохая, но её сейчас стараются заменить более надёжными Scrum и Agile. 💼 А чтобы сохранять эффективность самому, раскройте свой потенциал с каналом Сломай систему

Что такое мотивация причастности и почему она важна? Мотивация причастности (или потребность в соучастии) — это когда ты стремишься быть частью чего-то и хочешь не только выстроить дружественные отношения с окружающими людьми, но и найти поддержку и увидеть одобрение в глазах важных и значимых для тебя людей. Скрещиваешь ли ты руки во время разговора, потому что так делает собеседник; идёшь ли за толпой, пытаясь найти выход из незнакомого торгового центра; начинаешь ли относиться к кому-то, кого раньше терпеть не мог, хорошо, потому что теперь вы в одной команде — это всё мотивация причастности. Почему мотивация причастности важна 1. Это необходимо для командной работы Мотивация причастности побуждает коллег общаться без конфликтов и строить тесные отношения, создавая в команде чувство общности. Если у тебя большая потребность в причастности, люди в коллективе воспринимают тебя «связующим звеном», потому что ты думаешь о всеобщем благе, а не только о своём. Именно поэтому для участия в каких-то групповых проектах лучше выбирать людей с высокой мотивацией причастности. 2. Прививает полезные и здоровые привычки Мы склонны перенимать привычки друг друга, долго находясь в обществе тех или иных людей. Например, поведение супругов со временем становятся похожим, и это положительно влияет на их удовлетворённость браком. Если ты начнёшь хорошо питаться, это замотивирует хорошо питаться твоего близкого друга. 3. Связь с другими людьми успокаивает В стрессовых ситуациях возрастает наша потребность в общении. Во время крупных мировых событий люди собираются по хэштегам, чтобы поговорить и поддержать друг друга. На работе члены команды откидывают разногласия, чтобы найти чувство единства. Ты меньше нервничаешь и беспокоишься, находясь среди людей в такой же, как и твоя, ситуации, потому что ты уже не одинокий одиночка на одинокой дороге (один), а часть чего-то большего. 4. Развивается высокий социальный интеллект Чтобы устанавливать связь с другими людьми и поддерживать хорошие отношения, нужен высокий уровень социального интеллекта. У людей с высокой потребностью в причастности сильнее эмпатия — они знают, как разговаривать с людьми и «наводить мосты». С такими людьми хорошо. 5. Мотивация причастности заставляет нас хотеть отдавать Когда люди в коллективе умеют отдавать и принимать, это делает их более счастливыми. А кто умеет лучше всех отдавать? Правильно, люди с высокой потребностью в причастности. 💼 У вас тоже есть возможность быть причастным к созданию бестселлера в канале Писатель и его рассказы

Как без боли перевести сотрудников на таск-менеджер Управлять работой сотрудников проще, когда вы в курсе всех их актуальных задач и результатов. В этом посте мы расскажем 4 этапа комфортного перехода на таск-менеджер: 1. Расскажите команде о переводе на новый формат Объясните команде, почему нужно начать управлять проектами и задачами в таск-менеджере. Как раз здесь начнутся возражения, которые вам предстоит обработать. Круто, если вы сможете мотивировать переход на таск-менеджер не только пользой для себя, но и для каждого сотрудника. 2. Выберите самый удобный таск-менеджер Их очень много, важно выбрать тот, что понравится и вам и всей команде. Почитайте обзоры на каждый из них и выберите для работы самый подходящий. 3. Проведите обучение Не все понимают, как пользоваться таск-менеджерами. Если оставить процесс обучения на откуп сотрудникам, скорее всего, ничего не изменится. Будьте готовы дать команде все нужные материалы и внимательно следить за процессом обучения. Можно сначала объяснить всю пользу одному человеку, дать время, чтобы он научился работать в сервисе, а потом попросить его донести пользу для остальной части команды. 4. Начните медленно переходить на таск-менеджер Команде будет непросто привыкнуть к таск-менеджеру, научиться фиксировать все задачи в электронном виде, поэтому послабления на первое время — норма. Со временем команда привыкнет. Если вы ещё не пользуетесь таск-менеджером, самое время подумать об этом. Это не так страшно и проблемно, как может показаться поначалу, но однозначно важно для твоей команды. 💼 А для повышения эффективности продаж, советуем подписаться на канал Карьерный сёрфер

Отпуск, в который вы не хотите попасть Знаете эти заманчивые баннеры «Горящая путёвка»? Забудьте. Это не горящая путёвка. Это ад. Тут нет шведского стола, лежаков и анимации. Тут даже «всё включено» звучит как угроза. Я оказался здесь случайно. И теперь расскажу, что будет, если однажды ваш автобус поедет… не в Турцию, а прямо в Тартарары В аудио прикрепил свою историю (как я туда попал и чему научился). ➡️ Если захочешь узнать полную версию, она тут.